Digitale Zusammenarbeit

In diesem Artikel erhalten Sie Informationen darüber welche Fähigkeiten es braucht , um sich im Home-Office gut zu organisieren. Zudem erhalten Sie Tipps für digitale Besprechungen im Unternehmen. 

Die digitale Zusammenarbeit gewinnt an enormer Bedeutung. 

Zwar stört uns im Home-Office nicht mehr der Kollege/Kollegin, der/die spontan “reinkommt”, aber dafür gibt es andere Ablenkungen und Herausforderungen. Denn viele unserer Tätigkeiten benötigen den Austausch, ein gemeinsames Brainstorming oder die Abstimmung zu den nächsten Schritten in einem Projekt. Wie gehen wir also mit der Situation um?

„Sich ganz auf eine Sache konzentrieren zu können, wird zu einer raren, aber wertvollen und entscheidenden Fähigkeit im Arbeitsalltag“

Newport

Organisation ist die halbe Miete!

  • Mindestens 50% unserer Zeit stören wir uns selbst. Schalten Sie daher (digitale) Ablenkungen ab.
  • Multitasking ist eine Einladung sich permanent ablenken zu lassen: Das Wechseln zwischen Tätigkeiten (Social Media lenkt uns von der E-Mail ab, die wir gerade schreiben wollten) verbraucht mehr Energie, als sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Versuchen Sie konzentriert ein definiertes Zeitfenster an einer Aufgabe zu arbeiten
  • Machen Sie spätestens alle 90 Minuten bewusste Pausen, stehen Sie vom Arbeitsplatz auf und gehen nach Möglichkeit an die frische Luft. Versuchen Sie der Sehnsucht nach Ablenkung zunächst zu entgehen. Dadurch sinkt die Frustrationstoleranz und Sie können sich Schritt für Schritt länger konzentrieren. 
  • Musik kann helfen die Konzentration zu erhöhen. Testen Sie leise, sich wiederholende Hintergrundmusik, um sich besser fokussieren zu können. 
  • Nutzen Sie Organisationsmethoden wie die Getting Things Done Methode. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz

  • Wollen Sie kreativ arbeiten? Dann kann Unordnung belebend wirken
  • Wollen Sie sich konzentrieren? In diesem Fall ist Chaos auf dem Schreibtisch ein No Go. Denn Ordnung auf dem Schreibtisch hilft auch im Geist einen Überblick zu behalten. 
  • Fragen Sie sich immer: Fühle ich mich an diesem Ort wohl? 
  • Mindestausstattung: ein geeigneter Schreibtisch, Monitor, externe Tastatur und Maus und ausreichend Beleuchtung (idealerweise Tageslicht); Nice to have: Noice-Cancelling Kopfhörer

Tipps zur effektiven Kommunikation mit Ihrem Umfeld

  • E-Mails sind Produktivitätskiller: Nahezu jede E-Mail erzeugt eine Antwort. Schärfen Sie daher Ihre Formulierungen. Jede gut formulierte Mail ist eine Visitenkarte
  • Qualität statt Quantität: verbindlich, terminiert, Fakten durch Aufzählungszeichen gliedern, W-Fragen nutzen
  • Verzichten Sie – wann immer möglich – auf cc und bcc
  • Nutzen Sie die Betreffzeile, um zu informieren, was den Leser erwartet. Adaptieren Sie die Betreffzeile bei Antworten / Weiterleiten
  • Ein Anruf erspart 100 Mails: Ein persönliches Gespräch reduziert Missverständnisse und offene Fragen
  • Sorgen Sie für eine „Infrastruktur“ und etablieren Sie Rituale, die den sozialen Austausch ermöglichen.

Nutzen Sie kollaborative Tools richtig

Es gibt mittlerweile eine kaum überschaubare Anzahl an Tools zum Thema Austausch, Projektmanagement und Organisation. Viele Unternehmen stolpern über die Falle der Counterproductivity – viele Technologien versprechen zunächst eine Zeit- und Geldersparnis, entpuppen sich aber bei einer Vollkostenrechnung als Kostenfalle. Bevor Sie sich auf die Tools am Markt “stürzen”, sollten Sie folgende Überlegungen anstellen:

  • Überlegen Sie sich für welchen Bedarf benötigen wir ein Programm (Kollaboration, Zeiterfassung, Projektplanung) und inwiefern müssen diese Anwendungen kompatibel sein?
    • Bestehende Möglichkeiten im Unternehmen prüfen (Intranet, Netzwerk-Laufwerke, Share-Dienste)
    • Nutzen Sie kostenfreie Testzeiträume und entscheiden sich anschließend gezielt für eine Anwendung

Online-Meetings folgen einer eigenen Logik, daher hier einige Regeln für erfolgreiche Online-Besprechungen

Techniken des Zeitmanagement

Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?

Heben Sie die Potenziale, die die digitale Kommunikation ermöglicht und gehen souverän mit den Herausforderungen um. Gerne unterstütze ich Sie auf diesem Weg

  • Analyse der IST-Situation, Ermittlung von Abstimmungsaufwand, Ableitung von Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen 
  • Entwicklung von Lernkarten zur schnellen Implementierung neuer Tools
  • Einzel- oder Gruppencoachings (Online) zum Thema Zeit- und Selbstmanagement
  • Digitale Achtsamkeit als neue Kernkompetenz: Digitale Etikette für sich selbst oder Teams entwickeln
  • Optimierung der digitalen Kommunikation in Form von Online-Coachings